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关于做好2020年度档案材料立卷归档工作的通知
发布时间: 2021-04-26 浏览次数:

各部门、单位:

根据学校档案工作安排确保我校2020年度各类档案材料及时、完整地归档,实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理,现将2021年归档工作通知如下:

一、立卷归档范围

20201月1日至12月31日,各部门、单位在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成(或积累)的具有保存价值的不同形式、载体的材料。

各部门、单位具体的归档范围详见《山东管理学院档案归档范围和保管期限(试行)》(附件1)。

二、归档要求

1.严格执行部门立卷制度,对学校规定应当整理归档的文件材料,做到应收尽收,应归尽归。各部门、单位兼职档案员要切实履行归档职责,按照归档规范,认真梳理本部门2020年度形成的档案材料,及时补充、移交应交未交的档案,同时,对往年应归档但尚未归档的文件材料及时检查,补充立卷归档,完成本部门、本单位所形成的全部档案材料,确保档案归档质量。

2.立卷归档的文件实行“双套制”归档,即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档。请兼职档案员登陆学校档案管理系统录入归档条目,相应的电子文档同时上传系统。

3.落实好档案形成部门责任人制度。部门、单位档案工作负责人严格把关,认真审查案卷内容,审查完毕在档案移交目录上签字,做到文件材料及时、完整归档。

4.立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档;文件用笔、打印应符合档案要求

三、时间安排

根据各部门、单位实际,档案馆制定了具体归档时间,如有特殊情况,请联系档案馆予以调整。请大家一定要按规定时间归档。

 

归档时间

部门、单位

 

5.17-5.21

纪委、统战部、机关党总支、发展规划处、后勤管理处、安全保卫处、基建处、离退休工作处、工会、网络信息管理中心、实验(实训)管理中心、图书馆

 

5.24-5.28

劳动关系学院、工商学院、会计学院、艺术学院、信息工程学院、经贸学院、智能工程学院、人文学院、马克思主义学院、体育教学部

 

5.31-6.4

宣传部、学生工作部(处)、招生就业处、国际交流学院 国际交流与合作处、财务处、审计处、团委、教学督导与评价中心、工会理论研究院、评建工作办公室

6.7-6.11

办公室、组织部、人事处、教务处、科研处、资产管理处、继续教育学院、工会干部教育培训学院

 

四、其他

1.在归档过程中,请随时与档案馆联系,档案馆提供业务咨询和技术指导。

2.新上岗的兼职档案员,请到档案馆进行业务培训。

联系电话:89636109

 系 人:扈妍珺

 

    附件1:《山东管理学院档案归档范围和保管期限表(试行)》

    

 

                                     档案馆

                                                               2021416 

 


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