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关于做好2019年度档案材料立卷归档工作的通知
发布时间: 2020-09-09 浏览次数:

各部门、单位:

为提高档案管理工作的标准化、规范化、科学化水平,确保我校2019年度各类档案材料及时、完整地归档,现将2020年归档工作通知如下:

一、立卷归档范围

1.2019年1月1日至12月31日,各部门、单位在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成(或积累)的具有保存价值的文件材料,包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

2.往年遗漏的应该归档的材料。

各部门、单位具体的归档范围详见《山东管理学院档案归档范围和保管期限(试行)》(附件1)。

二、归档要求

1.严格执行部门立卷制度,对学校规定应当整理归档的文件材料,做到应收尽收,应归尽归。各部门、单位兼职档案员要切实履行归档职责,按照归档规范,认真梳理本部门2019年度形成的档案材料,及时补充、移交应交未交的档案,同时,对往年应归档但尚未归档的文件材料及时检查,在学校档案馆的指导下补充立卷归档,完成本部门、本单位所形成的全部档案材料,确保档案归档质量。

2.立卷归档的文件实行“双套制”归档,即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档。请兼职档案员登陆学校档案管理系统,按照学校《山东管理学院档案管理系统档案整理使用说明书》(附件2)录入相关内容,相应的电子文档同时上传系统。

3.落实好档案形成部门责任人制度。各部门(单位)应加强对档案工作的领导,统筹安排,为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件,确保其在规定时间内,优质、高效完成立卷归档工作。请各部门、单位档案工作负责人严格把关,认真审查案卷内容,审查完毕在档案移交清单(附件3)“档案工作分管领导”处签字,做到文件材料及时、完整归档。

4.立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档;文件用笔、打印应符合档案要求。

三、时间安排及注意事项

1.本次归档为学校档案管理系统第一次启用,请各部门、单位兼职档案员于9月10 日13:00参加学校档案系统使用培训会,会议地点:8号明志楼301智慧研讨室。

2.今年档案馆按部门、单位重新整理了《山东管理学院档案归档范围和保管期限表(试行)》,请各部门、单位11月1日前按照归档范围认真整理,及时归档。档案馆将把是否按时归档作为推选优秀档案工作者的重要条件之一。

四、其他

1.在归档过程中,请随时与档案馆联系,档案馆提供业务咨询和技术指导。

2.新上岗的兼职档案员,请到档案馆进行业务培训。

 系 人:扈妍   联系电话:89636109

 

附件:1.山东管理学院档案归档范围和保管期限表(试行)

   2.山东管理学院档案管理系统档案整理使用说明书

         3.档案移交清单

 

档案馆(校史办公室)

                            2020年9月9日

 


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