各部门、单位：

为提高档案管理工作的标准化、规范化、科学化水平，确保我校2019年度各类档案材料及时、完整地归档，现将2020年归档工作通知如下：

一、立卷归档范围

1.2019年1月1日至12月31日，各部门、单位在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

2.往年遗漏的应该归档的材料。

各部门、单位具体的归档范围详见《山东管理学院档案归档范围和保管期限（试行）》（附件1）。

二、归档要求

1.严格执行部门立卷制度，对学校规定应当整理归档的文件材料，做到应收尽收，应归尽归。各部门、单位兼职档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，认真梳理本部门2019年度形成的档案材料，及时补充、移交应交未交的档案，同时，对往年应归档但尚未归档的文件材料及时检查，在学校档案馆的指导下补充立卷归档，完成本部门、本单位所形成的全部档案材料，确保档案归档质量。

2.立卷归档的文件实行“双套制”归档，即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档。请兼职档案员登陆学校档案管理系统，按照学校《山东管理学院档案管理系统档案整理使用说明书》（附件2）录入相关内容，相应的电子文档同时上传系统。

3.落实好档案形成部门责任人制度。各部门（单位）应加强对档案工作的领导，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成立卷归档工作。请各部门、单位档案工作负责人严格把关，认真审查案卷内容，审查完毕在档案移交清单（附件3）“档案工作分管领导”处签字，做到文件材料及时、完整归档。

4.立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档;文件用笔、打印应符合档案要求。

三、时间安排及注意事项

1.本次归档为学校档案管理系统第一次启用，请各部门、单位兼职档案员于9月10 日13：00参加学校档案系统使用培训会，会议地点：8号明志楼301智慧研讨室。

2.今年档案馆按部门、单位重新整理了《山东管理学院档案归档范围和保管期限表（试行）》，请各部门、单位在11月1日前按照归档范围认真整理，及时归档。档案馆将把是否按时归档作为推选优秀档案工作者的重要条件之一。

四、其他

1.在归档过程中，请随时与档案馆联系，档案馆提供业务咨询和技术指导。

2.新上岗的兼职档案员，请到档案馆进行业务培训。

联 系 人：扈妍珺   联系电话：89636109

 

附件:1.山东管理学院档案归档范围和保管期限表（试行）

   2.山东管理学院档案管理系统档案整理使用说明书

         3.档案移交清单

 

档案馆（校史办公室）

                            2020年9月9日